Bist Du Dir sicher, dass Du barrierefreie E-Mails verschickst? Ich habe mir die Frage kürzlich selbst gestellt. Mit der richtigen Mischung aus HTML und Nur-Text stellst Du sicher, dass Deine Nachrichten für jeden lesbar sind – unabhängig von den Fähigkeiten oder genutzten Geräten. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du E-Mails barrierefrei gestaltest, welche Tools Du dabei nutzen kannst und welche Best Practices es gibt.
E-Mails als „Nur-Text“ und „HTML“ versenden
E-Mails kannst Du als „Nur-Text“, „HTML-E-Mail“ oder als beides kombiniert senden. Je nach den Möglichkeiten des verwendeten E-Mail-Clients oder E-Mail-Browsers beim Empfänger wird Deine E-Mail dann als reine Textnachricht oder als gestaltete HTML-Mail dargestellt.
Du weißt in der Regel nicht, auf welche Art die E-Mail gelesen wird. Es ist daher sinnvoll, entweder reine „Nur-Text“-E-Mails zu verfassen oder – wenn die E-Mail gestalterische Elemente enthält – diese sowohl als HTML-Mail als auch als „Nur-Text“-Mail zu versenden.
Nur-Text-E-Mails ohne Verschlüsselung und Anhänge sind für Menschen mit Sehbehinderungen problemlos vergrößerbar und zugänglich für Vorlesesysteme.
Für HTML-E-Mails gelten ansonsten dieselben Anforderungen, die auch für Webseiten gelten.
E-Mail-Anhänge
Was für Deinen E-Mail-Text gilt, gilt auch für Deine E-Mail-Anhänge: Per E-Mail versendete Dokumente sollten ebenfalls barrierefrei sein, und Bildanhänge solltest Du im E-Mail-Text hinreichend beschreiben.
Gerade die PDF-Datei dürfte hier nochmals besonders von Interesse sein. Daher empfehle ich Dir unseren Ratgeber zur Erstellung barrierfreier PDF.
E-Mail-Signatur
Eine besondere Form des E-Mail-Anhangs ist die Angabe einer Signatur unter der E-Mail, meist die Angabe der Kontaktdaten im vCard- oder vcf-Format. Hier gilt, ähnlich wie für den gestalteten HTML-E-Mail-Text:
Du weißt in der Regel nicht, welches Kontaktdatenformat der Empfänger bevorzugt oder ob überhaupt eines der beiden Formate gelesen werden kann. Sinnvoller ist daher die Angabe als einfacher Text.
Die meisten E-Mail-Programme und Newsreader können Signaturen, die mit „– “ beginnen, automatisch erkennen und beim Zitieren der Antwort herausfiltern und nicht anzeigen.
Einige E-Mail-Clients (zum Beispiel Mozilla Thunderbird) fügen diese Zeichenfolge automatisch vor der Signatur ein. Das geschieht dann, sofern als Signatur für einen E-Mail-Absender eine Datei gewählt wird. Bei Microsoft Outlook wiederum musst Du diese Zeichenfolge manuell in die Signatur eingeben.
Ende einer E-Mail
Der Inhalt einer E-Mail endet in der Regel wie ein Geschäftsbrief mit einer Grußformel. Aus der Grußformel ist inhaltlich das Ende der E-Mail absehbar. Falls eine Signatur mit der Usenet-Konvention („– “) folgt, ist das Ende der E-Mail programmatisch erfassbar und ebenfalls deutlich.
Aber auch ohne die Usenet-Signatur-Konvention (das „Minus Minus Leerzeichen“) ist in den meisten Fällen bei den ersten Zeilen der Adressangaben am Ende der Mail klar, dass hier Kontaktangaben folgen.
Barrierefreiheit prüfen mit Outlook
Die Barrierefreiheitsprüfung ist ein Outlook-Tool, das Deine Inhalte überprüft und Barrierefreiheitsprobleme erkennt. Es wird sogar erläutert, warum jedes Problem ein potenzielles Problem für jemanden mit einer Behinderung sein kann. Die Barrierefreiheitsprüfung schlägt auch vor, wie Du die auftretenden Probleme beheben kannst.
Wenn die Barrierefreiheitsprüfung Probleme mit der Barrierefreiheit erkennt, bietet eine E-Mail-Info einen praktischen Anstoß, um die Probleme vor dem Senden Deiner E-Mail zu überprüfen und zu beheben.
In Outlook wird die Barrierefreiheitsprüfung eigentlich automatisch im Hintergrund ausgeführt. Sicherheitshalber kannst Du das prüfen. Unter “Datei“, “Optionen”, “Barrierefreiheit” kannst Du die Einstellungen anpassen.
Tabellen in Outlook
Vermeide im „Neues Outlook“ und dem „klassischen Outlook“ nach Möglichkeit die Verwendung von Tabellen und präsentiere die Daten auf andere Weise. Denn Tabellen mit fester Breite können sich für Personen, die die Bildschirmlupe verwenden, als schwierig zu lesen erweisen. Dies macht die Schriftart sehr klein, was Nutzende der Bildschirmlupe zwingt, horizontal zu scrollen, insbesondere auf mobilen Geräten.
Wenn Du Tabellen verwenden musst, beachte folgende Richtlinien, um sicherzustellen, dass Deine Tabelle so zugänglich wie möglich ist:
- Vermeide Tabellen mit fester Breite.
- Stelle sicher, dass die Tabellen auf allen Geräten, einschließlich Smartphones und Tablets, ordnungsgemäß angezeigt werden.
- Bearbeite die Linktexte in Deinen Tabellen so, dass sie sinnvoll sind und den Lesefluss nicht unterbrechen.
- Teste, ob Deine E-Mail mit der Bildschirmlupe leicht gelesen werden kann. Sende den E-Mail-Entwurf an Dich selbst und zeige ihn auf einem mobilen Gerät an, um sicherzustellen, dass die Leser*innen nicht horizontal scrollen müssen.
- Verwende Tabellenüberschriften.
- Teste die Barrierefreiheit mit dem Plastische Reader.
Verwenden von Tabellenüberschriften
Nutze einfache Tabellenstrukturen nur für Daten und gib Tabellenüberschriften beziehungsweise Spaltenkopfinformationen an. Screen Reader verwenden diese Kopfzeileninformationen zum Erkennen von Zeilen und Spalten.
Um sicherzustellen, dass Tabellen keine geteilten oder zusammengeführten Zellen oder geschachtelten Tabellen enthalten, nutze die Barrierefreiheitsprüfung:
- Platziere den Cursor an einer beliebigen Stelle in einer Tabelle.
- Aktiviere auf der Registerkarte Tabellenentwurf in der Gruppe Tabellenformatoptionen das Kontrollkästchen Kopfzeile.
- Gib die Spaltenüberschriften ein.
Integrierte Überschriften und Formatvorlagen von Outlook
Nutze die in Outlook integrierte Überschriftenstile. Das hilft, den Inhalt Deiner E-Mails zu organisieren und ihn für Nutzende von Sprachausgaben leichter navigierbar zu machen.
Verwende beispielsweise Überschrift 1 und dann Überschrift 2 in logischer Reihenfolge. Organisiere die Informationen in Deinen E-Mails in kleinen Blöcken. Idealerweise umfasst jede Überschrift nur ein paar Absätze. Der Fließtext selbst sollte ebenfalls mit der integrierten Formatvorlage für Text gestaltet sein.
Absatzbanner in Outlook
Du kannst in Outlook Absatzbanner erstellen. Diese Banner erstrecken sich über die Breite der E-Mail-Nachricht und heben den Text hervor. Das ist eine hervorragende Alternative zu Tabellen zum Organisieren und Trennen von Inhalten. Gehe so vor:
- Wähle Deinen Bannertext aus.
- Wähle die Registerkarte Text formatieren aus.
- Wähle in der Gruppe Absatz die Schaltfläche zum Schattieren eines Absatzes und dann die gewünschte Farbe aus.
Alternativtext zu Visuals in Outlook
Alternativtext hilft Personen, die den Bildschirm nicht sehen können, zu verstehen, was in Bildern, Formen, SmartArt-Grafiken, Diagrammen und anderen visuellen Elementen wichtig ist. Beschreibe im Alternativtext kurz das Bild und erwähne dessen Absicht. Sprachausgaben lesen den Text vor, um das Bild für Nutzende zu beschreiben, die das Bild nicht sehen können.
Hinzufügen von barrierefreiem Linktext und QuickInfos
Links sollten klare und genaue Informationen über das Ziel vermitteln. Vermeide Linktexte wie „Hier klicken“ oder „Mehr erfahren“. Nutze stattdessen den vollständigen Titel der Zielseite. Du kannst auch QuickInfos hinzufügen, die angezeigt werden, wenn der Cursor über den Link bewegt wird.
Schriftformat und Schriftfarbe
Eine barrierefreie E-Mail nutzt eine Schriftart, welche die Lesegeschwindigkeit nicht verlangsamt, auch nicht für Personen mit Sehbehinderung oder Lesebehinderung. Verwende Schriftarten wie Arial oder Calibri und vermeide ausschließlich Großbuchstaben und übermäßige Kursivformatierungen oder Unterstreichungen.
Füge außerdem eine Unterstreichung zu farbcodiertem Linktext hinzu, sodass farbenblinde Personen erkennen können, dass es sich um Links handelt.
Um sicherzustellen, dass Text in einem Modus mit hohem Kontrast gut angezeigt wird, verwende die Schriftfarben-Einstellung Automatisch. Dies hilft, den Text auch bei hohem Kontrast gut lesbar zu halten.
Listen und Abstände für barrierefreie E-Mails
Organisiere die Informationen in Deiner E-Mail in kleinen Blöcken, z. B. mit Aufzählungen oder nummerierten Listen. Dies erleichtert Sprachausgaben das Lesen Deiner E-Mails.
Personen mit Legasthenie beschreiben oft, dass Text „zusammenschwimmt“. Um die „Leselast“ zu reduzieren, kannst Du den Leerraum zwischen Sätzen und Absätzen erhöhen. Das hilft, den Text lesbarer zu machen und die Informationen klarer zu strukturieren.
Testen der vermeintlich barrierefreien E-Mail
Versuche, die E-Mail mit Plastischer Reader zu lesen, um zu überprüfen, wie sie sich anhört. Das schafft nicht nur Verständnis und Empathie. Es hilft Dir auch sicherzustellen, dass Deine E-Mails für alle zugänglich und verständlich sind.